Payroll Specialist (m/w/d)

Über die Stelle marta ist eine Berliner Care-Tech-Plattform, die Familien bei der Organisation von Pflege unterstützt. Wir verbinden Technologie mit echter menschlicher Betreuung – und wachsen schnell. Unser Finance & Operations Team verantwortet alle finanziellen, buchhalterischen und administrativen Prozesse für die marta-Gruppe mit Gesellschaften in Deutschland, Polen und Rumänien. Für unser Team suchen wir ab sofort eine strukturierte, zuverlässige Person, die die Payroll eigenverantwortlich übernimmt – als Owner unserer gesamten Lohnverarbeitung und als direkte Ansprechperson gegenüber dem Director of Finance. Auf einen Blick Position  Payroll Specialist (m/w/d) Unterstellung  Director of Finance Start  Ab sofort Umfang  Vollzeit (40h), unbefristet Gehalt  40.000–50.000 € brutto/Jahr Arbeitsort  Berlin, hybrid Deine Rolle in unserem Team Als Payroll Specialist bist du das operative Rückgrat unserer Lohnverarbeitung. Dein Schwerpunkt liegt klar auf Payroll: Du führst die monatliche Lohnvorbereitung für alle Gesellschaften eigenverantwortlich – von der Stammdatenpflege über die Meldung an unser Lohnbüro bis zur Vorbereitung der Auszahlung. Ergänzend unterstützt du den General Ledger Accountant in der Finanzbuchhaltung. Das ist bewusst kein reiner Support-Job: Du bekommst von Anfang an echtes Ownership für einen abgegrenzten, geschäftskritischen Bereich. Deine Aufgaben Payroll – dein Kernbereich • Monatliche Lohnvorbereitung: Du verantwortest den kompletten Abrechnungszyklus für Festangestellte und für unsere Alltagshelfer – Stammdaten prüfen, Boni und variable Vergütung erfassen, Daten an das Lohnbüro melden, Probeabrechnung prüfen und die Auszahlung vorbereiten. • Digitales HR-Management (Personio): Stammdatenpflege und Stammdatenmanagement, Exporte, Reports und Schnittstellen zu den Fachbereichen. • Qualitätskontrolle: Strukturierte Plausibilitätsprüfung der Payroll-Outputs vor der Auszahlung; Auffälligkeiten dokumentieren und klären. • Sonder- und Bonuszahlungen: korrekt verarbeiten, zuordnen und dokumentieren. • Bescheinigungs- und Meldewesen: Lohnbescheinigungen, SV-Meldungen, Behördenanfragen und Fristenüberwachung. • Schnittstelle zu den Fachbereichen: Du holst abrechnungsrelevante Inputs aktiv ein und prüfst sie – Krankmeldungen, Vertragsänderungen, Ein- und Austritte – und baust Meldewege auf, mit denen diese Themen früh und vollständig bei dir ankommen. • Besonderheiten unserer Belegschaft: Du arbeitest sicher mit Minijob- und Midijob-Konstellationen und den zugehörigen sozialversicherungsrechtlichen Regeln. HR-Ticketing & Case Management (Salesforce) : • Mitarbeit bei der Bearbeitung von Cases – du beantwortest abrechnungs- und vergütungsrelevante Anfragen und arbeitest dabei eng mit den operativen Teams zusammen. • Finanzbuchhaltung – unterstützend • Zuarbeit im Tagesgeschäft: Nach deiner Einarbeitung unterstützt du den General Ledger Accountant im laufenden Geschäft; welche Themen du dauerhaft übernimmst, stimmen wir gemeinsam ab. • Abschlussunterstützung: Mitarbeit bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen (Unterlagen, Abstimmungen). • Mögliche Teilbereiche: Übernahme abgegrenzter Themen nach Absprache, z. B. Debitorenbuchhaltung (Zahlungseingänge, Mahnwesen). • Vertretung: punktuelle Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung im Finanzteam. Finanzbuchhaltung – unterstützend • Zuarbeit im Tagesgeschäft: Nach deiner Einarbeitung unterstützt du den General Ledger Accountant im laufenden Geschäft; welche Themen du dauerhaft übernimmst, stimmen wir gemeinsam ab. • Abschlussunterstützung: Mitarbeit bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen (Unterlagen, Abstimmungen). • Mögliche Teilbereiche: Übernahme abgegrenzter Themen nach Absprache, z. B. Debitorenbuchhaltung (Zahlungseingänge, Mahnwesen). • Vertretung: punktuelle Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung im Finanzteam. Das bringst du zu uns mit Das brauchst du • Mehrjährige Erfahrung in der (vorbereitenden) Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland • Fundierte Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht • Sicherer Umgang mit einem Payroll-/HR-System (idealerweise Personio) und mit Excel • Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und hohe Fristentreue • Sehr gutes Deutsch (C1+) und solides Englisch (B2) für die interne Kommunikation Das ist ein Plus • Erfahrung mit Minijob-/Midijob-Abrechnung und mit internationalen Payroll-Prozessen (PL/RO) • Abgeschlossene Ausbildung als Steuerfachangestellte/r, Lohnbuchhalter/in oder vergleichbar • Grundkenntnisse in der Finanzbuchhaltung ( HGB) • Grundkenntnisse mit Datev-Programmen (Rechnungswesen, Lohn und Gehalt/Lodas) • Startup- oder Scale-up-Erfahrung So arbeitest du • Strukturiert und sorgfältig – du magst es, wenn Dinge wirklich abgeschlossen sind. • Eigenverantwortlich – du trackst deine eigenen Deadlines, ohne Erinnerung. • Direkt – du holst aktiv Informationen ein, wenn du sie brauchst. • Ownership – du übernimmst in einem kleinen Team Verantwortung, statt zu warten. Warum marta? • Echtes Ownership für die gesamte Payroll – von Anfang an. • Direkte Zusammenarbeit mit dem Director of Finance – kurze Entscheidungswege. • Gehalt: 40.000–50.000 € brutto/Jahr je nach Erfahrung. • Hybrides Arbeiten mit Berliner Büro (Mitte). • Ein kleines, professionelles Team ohne Konzernbürokratie – und die Möglichkeit, die Finanzfunktion eines wachsenden Startups aktiv mitzugestalten.